Assurance 101 pour les gestionnaires de festivals

Plusieurs festivals et événements nous contactent parce qu’ils se questionnent sur les différents types d’assurances. Ils veulent être bien protégés, mais ne veulent pas non plus dépenser pour des couvertures qui ne s’appliquent pas à leur réalité. Festivals et Événements Québec (FEQ) profite du lancement de son nouveau programme d’assurances exclusif à ses membres pour expliquer pourquoi il est vital d’être bien assuré. À quoi servent les divers types d’assurances? Comment prévenir les poursuites et les litiges?

Voici ce que notre courtier d’assurances, BFL Canada, vous a préparé afin de bien vous renseigner.

Festivals et événements

Les poursuites judiciaires sont de plus en plus nombreuses au Québec. Une organisation qui n’est pas assurée met certainement en péril sa situation financière et, dans certains cas, engage le patrimoine personnel de chacun de ses administrateurs. Il est donc fortement recommandé de se munir d’une assurance administrateurs et dirigeants et d’une assurance responsabilité civile générale.

Qu’est-ce qu’une assurance administrateurs et dirigeants?

Comme son nom l’indique, cette assurance permet à l’organisation et à ses administrateurs et dirigeants de se défendre contre des allégations de fautes, erreurs, omissions ou négligences commises dans le cadre de l’administration de l’organisation.

Se procurer ce type de police est une décision prudente puisque les administrateurs et dirigeants peuvent être tenus responsables d’actes ou d’omissions survenus dans l’exécution de leurs fonctions Et même lorsque non fondées, les poursuites contre un administrateur ou un dirigeant peuvent entraîner des frais de défense importants.

Exemples concrets :
Un congédiement douteux ou illégal, harcèlement, rétrogradation de poste avec baisse salariale, etc. Il en découle souvent des poursuites pour les dommages subis : stress, perte de jouissance de la vie, démarches pour retrouver un emploi, etc.

Qu’est-ce que le programme d’assurance responsabilité civile générale?

On ne peut assez insister sur l’importance d’avoir une assurance responsabilité civile. Cette protection permet à l’assuré de répondre à l’obligation légale de réparer un préjudice causé à autrui.

Elle couvre les conséquences monétaires pour des sinistres tels que :

•dommages corporels (Ex. : Un visiteur se blesse dans les locaux qu’un organisme loue pour un spectacle. La victime allègue que l’endroit était mal éclairé.Un équipement utilisé par un participant à une activité, s’avère défectueux. Le participant se blesse.)
•dommages matériels (Ex. un bénévole endommage l’équipement d’un de votre fournisseur technique.Un arbre qui se trouve sur le terrain de l’organisme, tombe et endommage la clôture du voisin.)
•préjudice découlant de la publicité (Ex : Une publicité faite dans les journaux locaux par l’organisation, contient des propos que le compétiteur juge diffamatoires)
•responsabilité légale du locataire (ex. : dommages à des lieux que l’organisation loue d’une tierce partie : locaux, gymnase, etc.) »

Les avantages du nouveau programme d’assurance de Festivals et Événements Québec

Soucieux de protéger les intérêts de ses membres, et afin de vous faire économiser, Festivals et Événements Québec (FEQ) a développé spécifiquement, en collaboration avec BFL Canada et le Regroupement Loisir et Sport du Québec (RLSQ), le nouveau programme d’assurance qui offre des couvertures adaptées à des tarifs concurrentiels.

Nous vous rappelons que tous les OBNL membres de Festivals et Événements Québec détiennent automatiquement la couverture d’assurance des administrateurs et dirigeants, incluse à même la cotisation annuelle.

Par ailleurs, les organisations membres qui ne sont pas des OBNL peuvent maintenant bénéficier de tarifs préférentiels sur cette assurance, de même que sur l’assurance responsabilité civile générale.

Pour en savoir plus

Communiquez avec Sacha Vaillancourt (514-315-4523), ou Eduardo Garcia Curiel (514-315-4516) chez BFL Canada, afin de vous informer de tous les avantages que comportent notre programme d’assurance. À l’extérieur de Montréal, composez le 1-800-465-2842

Quelques recommandations pour éviter les poursuites

L’organisme sans but lucratif est exposé à des situations similaires à celles rencontrées par les compagnies privées, à but lucratif. De prétendre que « parce qu’on est à but non lucratif, on est à l’abri des poursuites et de la responsabilité » est faux.

La firme Legros St-Gelais Charbonneau Avocats offrent quelques conseils aux organisations, pour éviter certains litiges. Cette liste n’est pas exhaustive :

  • Prendre connaissance du contenu des contrats signés par l’organisme : bail, hypothèque, prêts, ententes de services, contrats de travail, etc.;
  • Revoir les règlements généraux et autres règlements de l’organisme, et en maitriser le contenu;
  • Conserver et garder à jour les procès verbaux des assemblées, de même que les résolutions;
  • S’assurer que toutes les déclarations aux gouvernements, et tous autres documents du genre soient régulièrement complétés;
  • Mettre en place, garder à jour et respecter toute procédure relative au harcèlement psychologique ou sexuel en milieu de travail, à la sécurité sur les lieux du travail, à la sécurité et la protection des enfants, à la confidentialité, etc.;
  • Mettre en place et respecter les normes d’embauche des dirigeants et des employés;
  • Vérifier les types de contrats d’assurance en vigueur (responsabilité civile, assurance pour les administrateurs et dirigeants, assurance des biens, assurance automobile, assurance contre les détournements, etc.) ;
  • Obtenir les permissions nécessaires pour l’utilisation de textes, d’articles, de photos ou autres documents;
  • Faire la vérification des antécédents judiciaires des personnes (employées ou bénévoles) qui sont en présence d’une clientèle vulnérable (enfants – handicapés» personnes âgées);
  • Suivre les règles en matière de procédures de fin d’emploi.
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    Source : Bulletin CQSA, octobre 2012