Édition - 8 Mars 2017 FACEBOOK
Cyberbulltin L'Organisateur

MOT DU
GUIDEORGANISATEUR

Quel est le meilleur moyen de réduire son stress lorsque l’on organise un événement? La réponse : s’entourer de professionnels à l’écoute de vos besoins et utiliser de bons outils pour vous aider à planifier le tout dans les moindres détails. Dans ce cyberbulletin, découvrez des outils indispensables pour les organisateurs d’événements, apprenez comment animer efficacement vos réunions et dénichez des fournisseurs compétents pour vous accompagner.

 
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Ce service de billetterie intégrée vous permet d’être autonome dans la création, la gestion et la vente des laissez-passer pour vos évènements. Avec une solution flexible et des outils adaptés à vos besoins, Lepointdevente.com met tout en œuvre afin de vous simplifier la vie et maximiser le rayonnement de vos évènements.


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Coin des experts
Des outils indispensables pour une logistique impeccable…
 

Déterminer toutes les étapes et actions à accomplir pour la réalisation d’un événement n’est pas une mince tâche! Voici donc 2 modèles d’outils qui pourraient vous aider…

L’échéancier/la liste des tâches est une combinaison des grandes étapes stratégiques du projet (étapes clés ou critiques que vous pouvez mettre en gras) ainsi que de chacune des sous-étapes à accomplir pour s’y rendre. Chacune doit être située dans le temps et assignée à la personne responsable de sa réalisation. Par exemple, lors de l’organisation d’un tournoi de golf, une des étapes clés de l’échéancier serait de réserver le terrain et de choisir une date. Pour ce faire, les tâches seraient : sélectionner des dates et des terrains potentiels, soumettre ces suggestions aux dirigeants, communiquer avec le responsable des clubs approuvés, vérifier la disponibilité du terrain, etc. La liste des tâches est donc beaucoup plus détaillée que l’échéancier.

Le scénario, quant à lui, est le déroulement de la journée de l’événement, du début du montage à la fin du démontage. Il vous aidera à suivre, minute par minute et en détail, la progression de la journée.

On y retrouve chacune des actions à mettre en place, l’heure à laquelle elles doivent se dérouler, ainsi que la personne responsable de sa réalisation (incluant les actions réalisées par les responsables du site, votre personnel et les différents fournisseurs).

Plus ces deux outils seront détaillés, plus facile sera la réalisation de votre événement!

Lyne Branchaud,
www.Guideevenement.com

 
Animer efficacement une réunion

Une réunion ne s’improvise pas. Bien la préparer et suivre une ligne directrice permettra de garder l’intérêt des participants et de maximiser le temps alloué à la rencontre. Que ce soit pour une rencontre de bénévoles ou de collègues de travail, vous êtes peut-être appelé à animer une réunion d’information, une discussion, une formation, une rétroaction, une résolution de problème ou un « brainstorming » d’idées. Voici quelques trucs pour une réunion efficace :

  • Préparation : définir le type de réunion, le sujet et l’objectif, envoyer l’ordre du jour aux participants et préparer la documentation, le visuel et la salle.
  • Accueil : saluer, offrir une boisson, demander des nouvelles, mettre les gens à l’aise, sourire, se montrer détendu, etc.
  • Mettre la table : présenter le sujet, l’objectif et le déroulement et ensuite, valider pour s’assurer que tout le monde est sur la même page.
  • Ponctualité : commencer et finir la rencontre à l'heure dite, et ce, même s’il manque des gens.
  • Conclusion : faire une synthèse de la rencontre, valider les tâches à accomplir et finir dans une ambiance conviviale.

   Source: ISARTA

 
Quoi de neuf
NOUVEAU : Festivals et Événements Québec (FEQ) offre un service de conception de capsules vidéo

La SATQ-FEQ a développé un partenariat avec Suis-moi.ca (Lisa Bégin) afin d’offrir un service clé en main pour la conception et la production de capsules vidéo. En 2017, 69 % du trafic sur Internet sera généré par la vidéo. Ce nouveau service vous permet de saisir l’opportunité de faire rayonner votre entreprise avec des capsules vidéo uniques, colorées et accrocheuses. Du développement du concept au tournage et au montage, Suis-moi.ca saura raconter votre histoire et susciter l'intérêt. Deux forfaits à tarifs concurrentiels ont été élaborés spécifiquement pour les membres de la SATQ-FEQ.

Pour en savoir plus, consultez le document d’information.

 
 
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