Édition -16 Mars 2018 FACEBOOK
Cyberbulltin L'Organisateur


MOT DU
GUIDEORGANISATEUR

Concevoir un événement mémorable/exceptionnel n’est pas une mince affaire. Pour assurer une logistique infaillible, anticiper les problèmes et s’assurer que tout se déroule bien, il faut être outillé et engager/retenir/recruter des fournisseurs de qualité. Vous trouverez dans ce bulletin des idées et des ressources intéressantes afin d’obtenir le succès escompté et faire en sorte que votre événement se déroule sans embûches.

Le rendez-vous
     
COIN DES EXPERTS
 
Une billetterie efficace pour un accueil irréprochable

L’achat de billets pour votre événement est l’un des premiers contacts que vous aurez avec les festivaliers. Il est important d’offrir un service à la clientèle impeccable et de faire bonne impression dès le départ. Grâce aux nouvelles technologies, de nombreuses alternatives s’offrent à vous : billetteries en ligne, bracelets RFID, systèmes d’empreintes digitales et bien d’autres. L’entreprise Weezevent s’adresse d’ailleurs à tout type d’organisateur d’événements et propose un service clé en main et personnalisé répondant à vos besoins dont la création d’un mini-site événementiel permettant de vendre vous-même vos billets en quelques clics. Vous pourrez y ajouter du contenu et des rubriques et façonner le site aux couleurs de votre événement. Vous êtes proches de vos fans Facebook? Une solution web permettra à vos festivaliers d’acheter directement leurs billets sur votre page et de partager la bonne nouvelle avec leurs amis. Une belle façon d’attirer l’attention et d’obtenir plus de visibilité en ligne.

Pour une logistique professionnelle de A à Z

Pour garantir la réussite de votre activité, soyez assuré de pouvoir compter sur un logisticien événementiel au sein de votre équipe !

Ces spécialistes, tout comme chez Authentiiik Événements ou 45 degrés Nord, vous guideront et vous épauleront à travers toutes les étapes de production de votre événement, du concept jusqu’à sa livraison dans l’unique objectif d’en maximiser sa rentabilité.

Un bon logisticien événementiel veillera entre autres à:

  • Rédiger un cahier de charges en y ajoutant l’ensemble des ressources nécessaires;

  • Assurer la disponibilité et la mise en place d’outils, d’équipements et de moyens nécessaires au bon déroulement de l’événement. On pensera ici à la gestion des infrastructures logistiques, des approvisionnements, etc;

  • Appuyer l’équipe de coordination dans la gestion des priorités (tâches, opérations ou besoins critiques);

  • Suivre et valider les coûts logistiques;

  • Chercher, négocier et coordonner l’ensemble des fournisseurs;

  • Orchestrer le transport du matériel et des équipements;

  • Régler certaines formalités administratives telles que de veiller sur le respect des délais de location, d’affrètement et de réalisation;

  • Assurer la sécurité des installations et des lieux;

  • Planifier l’ordre dans lequel les intervenants ou les activités se succéderont et la réalisation de chacune des étapes l’événement.

Peu importe qu’il soit à la tête d’un service ou d’une équipe logistique, il agira en support au travail des intervenants et les déchargera de soucis matériels ou administratifs tant avant (dans la préparation), que sur place (au lieu et au moment de l’événement) ou qu’après celui-ci. Car heureusement pour l’organisation, le logisticien est souvent le premier arrivé et le dernier à partir (après la réexpédition du matériel et le départ des intervenants).

Salons et foires – attirez les foules grâce à un kiosque épatant

Vous représentez votre entreprise au sein de divers salons et foires commerciales? Attirez le regard des visiteurs en faisant appel aux services de Reprografic. Ils se feront une joie de concevoir un kiosque, un comptoir ou des affiches spécialement pour vous et qui sauront ajouter du punch à votre présentation. De nombreux services d’impression vous sont offerts en passant de la simple bannière, aux affiches suspendues.

En plus de vous doter d’un équipement visuel surprenant, n’hésitez pas à sortir de votre kiosque grâce à l’animation corporative. Au dernier Salon de L’Organisateur, l’entreprise Afficom s’est démarquée par ses animateurs déguisés en policier qui sillonnaient les allées afin d’interpeler les passants pour les inviter à rencontrer leurs représentants et à se faire photographier à leur kiosque. Ils se sont d’ailleurs mérité le premier prix Coup de cœur pour le kiosque le plus interactif et ont certainement récolté de nombreux contacts grâce à leur ingéniosité et leur créativité. Osez sortir de votre emplacement, une idée gagnante qui fera sensation!

La sécurité, à ne pas négliger

Tenir un événement exige un environnement sécuritaire à toute épreuve afin de rassurer votre clientèle et éviter les problèmes pouvant survenir lors de rassemblements de foule. Pour ce faire, assurez-vous de compter sur la présence de personnes qualifiées en premiers soins sur un endroit identifié pour les mesures d’urgence et engagez des firmes de sécurité afin d’encadrer tout ce beau monde venu festoyer.Best événements spéciaux par Gardaworld offre des services de sécurité spécialisés dans les événements en tout genre. Leur personnel assurera la sécurité des points d’entrée, de vos bénévoles et pourront même vous offrir des services adaptés à vos besoins. Mentionnons le Festival international de Jazz qui a mis en place la brigade des Hirondelles, une équipe d’agentes de sécurité mobiles spécialisées dans la sécurité des femmes et des personnes vulnérables. Identifiées par des brassards, les femmes en difficultés peuvent les repérer facilement en cas de problème, lesquelles seront dirigées dans les espaces de sécurité. Lire l’article de Radio-Canada.

Énergie renouvelable – inspiration d’ailleurs

Pour mettre en place une politique de développement durable, il va de soi que le choix des fournisseurs doit être considéré afin de réduire votre empreinte écologique. En plus de sélectionner des partenaires à proximité, afin d’éviter les déplacements et encourager l’économie locale, vous pouvez faire le choix de fournisseurs qui répondent à vos critères en matière d’environnement. N’hésitez pas à les questionner afin de connaître leur politique de développement durable, connaître leurs habitudes de récupération et savoir s’ils répondent à vos propres exigences en écoresponsabilité. En France, le Collectif des festivals a mis sur pied un document fort intéressant pour vous aider à choisir un fournisseur d’énergie renouvelable. Bien que tout ne s’applique pas nécessairement au Québec, il s’agit d’une ressource remplie d’inspiration pour vous aider à prendre des décisions plus vertes. Consultez le document.

     
QUOI DE NEUF
 
Une invitation à mieux connaître votre clientèle
Études de provenance ou de provenance et d’achalandage offertes par le Service de recherche de la SATQ-FEQ

Depuis 2008, le Service de recherche de la SATQ-FEQ offre à ses membres des services d’études à prix concurrentiels, tels que des études de provenance ou des études de provenance et d’achalandage. Ces études sont utiles pour déposer une demande au programme d’aide financière aux festivals et aux événements touristiques du ministère du Tourisme, mais aussi pour mieux connaître le profil de vos visiteurs. Nos propositions de service pour les événements d’été 2018 et d’hiver 2019 sont maintenant disponibles

Pour en savoir davantage:
Étude de provenance
Étude de provenance et d’achalandage

Pour plus d’information, contactez Luce Proulx, Conseillère-Recherche et analyse stratégique.
514-252-3037 poste 3581
Luce.proulx@satqfeq.com

 
 
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