Besoin de bénévoles? Comment les trouver et les garder.

Dans son dernier Portrait de l’industrie des festivals et événements membres de Festivals et Événements Québec, le service de recherche de FEQ soulignait que :

- Les bénévoles comptent pour 85,4 % de la main d’œuvre des festivals.

- 81,9 % des festivals ont recours à des bénévoles saisonniers. Cela représente plus de 56 000 bénévoles pour les membres de FEQ, voire une moyenne de 247 bénévoles par festival.

- 62,1 % des festivals embauchent du personnel rémunéré à temps plein à l’année.

Les bénévoles, on les trouve comment?

C’est fait, vous avez établi votre liste de besoins en bénévole pour votre événement et avez pensé à tout : accueil, salle de presse, sécurité, circulation, information, etc.

Vous avez même fait une liste des principales qualités et compétences appropriées pour ces différents postes et déterminé le nombre de bénévoles requis.

Maintenant, comment les trouver et surtout, les fidéliser?

- Utilisez votre réseau de contact, celui des membres de l’organisme et les réseaux sociaux pour diffuser vos besoins en bénévoles.

- Communiquez avec des groupes philanthropiques ou communautaires qui sont susceptibles de partager les valeurs et intérêts de votre événement.

- Contactez les universités et cégeps de votre région pour faire circuler l’information auprès des départements en lien avec votre événement (sport, médecine, finances, etc.)

- Contactez le Centre d’action bénévole de votre région.

Dites à vos futurs bénévoles ce que vous leur apportez : fierté, engagement, expérience, défi.

Un bon exemple de « recherche de bénévoles » via le Web peut être observé sur la page de l’événement Vélirium. Des photos de bénévoles à l’œuvre et une vidéo d’eux en action dynamisent le tout et créent une sorte d’ « expérience bénévole » franchement intéressante.

N’oubliez pas de fournir un accès simple et efficace à un formulaire d’inscription qui vous permettra d’en apprendre plus sur vos futurs bénévoles. En demandant leurs principaux intérêts (toujours en rapport avec vos besoins), leurs disponibilités, leur désir de travailler avec une amie en particulier ou avec un groupe, leur expérience préalable au sein de votre événement si c’est le cas, même la taille du t-shirt et la personne à contacter en cas d’urgence… vous sauverez un temps énorme et serez plus en mesure de bien jumeler vos bénévoles à une tâche.


On les encadre et on les occupe

Attribuez une ou plusieurs personnes à la gestion des bénévoles selon la taille de votre événement. Cette personne, qui doit bien connaître l’organisation et les détails logistiques de l’événement, se chargera de l’encadrement des bénévoles par le biais de réunions avant l’événement et sur le terrain. L’important est de bien communiquer au bénévole l’esprit de votre organisation et de l’événement ainsi que chacune des tâches qu’ils devront accomplir. Soyez clairs et réalistes quant à leur implication. Vous diminuerez les risques en les mettant en confiance et en leur fournissant le matériel requis.

Surtout, occupez-les! Il n’y a rien comme un bénévole qui se sent inutile parce que la tâche dont il doit s’acquitter n’est pas nécessaire, par exemple s’il y a trop de bénévoles pour une même tâche… redéployez-les.

Pensez-y : prévoyez des walkies talkies sur le terrain ou un système de communication efficace pour joindre les bénévoles, ils se sentiront ainsi mieux encadrés et votre événement roulera plus rondement.

On les chouchoute

Vous voulez que vos bénévoles reviennent? Remerciez-les.

Sur vos réseaux sociaux, votre site Web, dans vos entrevues, oui. Mais surtout, en personne. Un sourire, des encouragements, de la reconnaissance; ils sont généreux envers votre événement, soyez-le en retour.

Votre reconnaissance peut prendre différente forme également comme un souvenir, un certificat, une photo de groupe, un événement spécial pour les bénévoles, des prix etc.

Il est également pertinent de préparer un sondage de satisfaction pour les bénévoles afin d’obtenir leurs commentaires. Vous pourrez ainsi améliorer votre gestion des bénévoles avec des informations qui proviennent du terrain, qui sont concrètes et récentes.

Pour plus d’info

La Fête Nationale du Québec propose un Guide de gestion des bénévoles avec un «Modèle d’avis de recherche de bénévoles » et un exemple de «Fiche d’inscription », très pratique.

Fédération des centres d’action bénévole du Québec
Réseau de l’Action Bénévole du Québec

Anne Marie Brassard
Rédactrice en chef