Comment promouvoir et communiquer autour de votre événement?

28 octobre 2019

Comment promouvoir et communiquer autour de votre événement?

Une bonne communication promotionnelle se base sur une stratégie en 3 temps. En effet, il est important de promouvoir votre événement en amont, mais il est aussi indispensable de communiquer pendant et après!

Avant

Lorsqu’il s’agit de promouvoir un événement, on ne sait pas toujours par où commencer, comment bien le faire et à quel moment débuter la communication. Voici une liste de points à prendre en compte pour vous guider dans votre planification.

Comment s’organiser?

Commencez tôt! Lancer la campagne de communication bien avant l’événement et espacer les courriels afin de ne pas être perçu comme un spam par le destinataire. Selon la portée de l’événement, définissez un calendrier des communications cohérent et utilisez tous les supports nécessaires en alternant ceux-ci. Élaborez une stratégie de contenu efficace. Un message bien conçu et bien transmis touchera non seulement votre audience, mais sera aussi plus enclin à être partagé, devenant alors viral. C’est tout l’effet recherché. Préparez donc consciencieusement votre stratégie éditoriale. Enfin, pensez multicanal et adaptez-vous à votre cible.

Adaptez-vous à votre cible et communiquez par étapes

Peu importe le public visé, soyez attractif, clair et précis. N’oubliez pas que « 30,5% des destinataires suppriment les courriels sans les lire ». L’objet doit être percutant et doit inciter les lecteurs à en lire le contenu. Misez sur les informations nécessaires.
Lors de votre lancement, allez droit au but : le sujet de l’événement, la date et le lieu. Si votre événement nécessite des inscriptions de la part de vos futurs invités, profitez-en pour y insérer un call to action et incitez-les à s’inscrire directement à partir de cette première communication en mettant en avant un ou des éléments attractifs qui doivent séduire le public (intervenants réputés, thèmes séduisants…).

Il est donc primordial de structurer votre campagne en plusieurs messages et donc, de bien préparer en amont un calendrier d’envoi et de publications.

Quels canaux de communication utiliser?

Le traditionnel outil d’e-mailing

Il reste le point central de la période de préparation. Pour être efficace, il vous faudra disposer d’une base qualifiée de contacts et d’un courriel court et percutant. Un suivi et des relances périodiques doivent permettre de “transformer” un maximum de contacts en participants. L’e-mailing demeure une action marketing efficace. Surveillez les taux d’ouvertures et les taux de clics afin de mesurer la performance de vos messages et soignez le visuel du courriel.

Un mini site événementiel

Créez un mini-site autour de l’événement ou simplement une page dédiée sur votre site web. Cela vous permettra de bien organiser les différentes informations à communiquer (présentation de l’événement et de votre organisation, la programmation, l’inscription et la billetterie en ligne, des informations pratiques). Bien référencé (attention aux mots clés, au contenu et à la structure des pages), ce site peut drainer un trafic qualifié et être le réceptacle de vos autres opérations de communication en ligne. Si vous n’avez pas cette possibilité ou les ressources nécessaires, mettez simplement votre site internet aux couleurs de votre événement en ajoutant une bannière par exemple, renvoyant à la page Facebook de l’événement et ajoutez-y des « boutons de partage » pour que l’information soit relayée. Changez également le bandeau de votre page Facebook institutionnelle pour promouvoir votre événement.

L’application mobile

De plus en plus tendance, l’application mobile est un autre relais de communication efficace et pratique, selon votre budget et l’importance de votre événement. Elle permet à vos futurs participants de s’informer et de consulter des contenus multimédias en toute mobilité. Renseignez-vous, prix de production a fortement chuté : aujourd’hui, on peut avoir son application mobile pour un événement pour moins de 3 000 dollars.

Les réseaux sociaux

Dans un premier temps, sélectionnez stratégiquement les plateformes sur lesquelles vous souhaitez communiquer et promouvoir votre événement. Pensez à vos objectifs et à votre cible. Qui est-elle ? Qu’attend-elle de vous ? Quels contenus apprécie-t-elle consommer ? Sur quelles plateformes ? Facebook par exemple sera davantage utilisé dans une démarche BtoC, alors que LinkedIn vous permettra de cibler un public de professionnels. Twitter et son fil d’actualité en temps réel restera incontournable quel que soit le type d’événement. Instagram, réseau social en pleine croissance et générant le plus d’engagement, sera votre principal levier pour le partage de photos et de visuels.

Aussi, pensez au hashtag qui a un double avantage dans la promotion d’un événement sur les réseaux sociaux. D’abord, il vous permettra de suivre et analyser tout ce qu’il se dit avant, pendant et après votre événement, ensuite, il va vous permettre de renforcer l’image de votre événement.

Pour inciter les participants à utiliser votre hashtag, n’hésitez pas à l’utiliser pour communiquer sur tout ce que vous faites. Dans chacun de vos posts sur les réseaux sociaux, sur vos visuels, sur le lieu de l’événement, etc…
N’oubliez pas que la publicité Facebook est possible selon votre budget et très intéressante pour promouvoir votre page. Vous pouvez toucher une audience encore plus importante, au-delà de votre communauté. Vous pouvez ainsi cibler les amis de vos amis, et même encore les amis de leurs amis du sexe masculin, qui font du 46 qui ont un chat noir!

Diversifiez votre contenu et variez la forme tout en étant attractif et intéressant. Mais, ne postez pas tous les jours, votre audience finira par fuir votre événement!

Les médias

Si vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur, vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre événement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous. Rédigez un communiqué de presse et envoyez-le aux médias (spécialisés) concernés. Inscrivez votre événement dans les calendriers d’événements des sites Web (de nouvelles) liés à votre industrie (certains le feront gratuitement, d’autres vous demanderont une petite somme d’argent).

Les annonces radio

Les médias plus traditionnels, tels que la radio a aussi une portée non négligeable en termes de communication. Avoir une annonce diffusée à la radio est très bénéfique pour votre campagne, car des centaines de milliers de personnes sont branchées à leurs appareils en permanence, que ce soit en auto, au travail ou à la maison. Ces capsules sont diffusées plusieurs fois par jour afin d’obtenir un résultat efficace auprès des auditeurs.

Les ambassadeurs

Au sein de votre événement se trouvent des commanditaires, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à votre stratégie de communication. Aidez-les en leur fournissant par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases préfaites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de courriel. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce et élargir votre cible.

Quelques astuces…

Relancez avec modération

La relance est nécessaire et s’avère souvent productive. Pour une relance efficace, veuillez espacer les envois. Ciblez la phase la plus importante dans votre processus et relancez vos participants à ce sujet. Dans le cas où la phase d’inscription est primordiale, n’hésitez pas à envoyer un courriel de relance dans les 5 à 7 jours.

Avez-vous pensé aux partenariats locaux?

La collaboration avec des entreprises locales (restaurants, boutiques) en tant que commanditaires ou prestataires peut s’avérer fructueuse. En échange d’une visibilité et d’une présence face à vos participants, les partenariats locaux renforceront l’attachement de votre événement à la communauté et la connexion des participants à votre destination.

Diffusez l’information partout autour de vous

Laissez l’événement parler de lui-même! Ne manquez pas une occasion d’en parler à vos amis, famille, collèges et connaissances et encouragez-les à en faire de même. Le marketing de bouche-à-oreille peut générer un nombre de participants non négligeable.

Faites du teasing!

Jouez sur le suspense et l’interactivité avec vos futurs participants. Partagez des nouveautés concernant l’organisation de votre événement ou faites-leur deviner quelle personnalité sera parmi vous. Vous pouvez aussi organiser un concours pour faire gagner des goodies ou obtenir une invitation gratuite.

Faites appel à un influenceur

Avez-vous déjà pensé à faire appel à un influenceur pour promouvoir votre événement?
Trois avantages non négligeables peuvent en découler : un gain de visibilité (grâce à la notoriété des influenceurs), un gain de temps (retombées presque immédiates) et un gain d’argent (le cachet demandé par les influenceurs est variable, mais, ayant une réelle connexion avec sa communauté qui saura parfaitement mettre votre événement en avant, votre retour sur investissement devrait être maximal.

Communiquez de façon transversale

Certains peuvent être abonnés à la page de votre organisation, d’autres à la page de l’événement et d’autres encore peuvent avoir reçu l’invitation à l’événement. Cela fait 3 points d’entrée différents, avec des abonnés différents. Ne partez pas du principe que ce sont les mêmes personnes! Si vous partagez un statut important sur votre page Facebook, faites la même chose sur l’événement. Modifiez légèrement le contenu (pour que celui qui est abonné à la page et à l’événement ne subisse pas le copier-coller).

Soyez créatif grâce à la vidéo

Une minute de vidéo suffit à partager des dizaines d’idées, informations et visuels et dynamise votre promotion. Ce format, très apprécié, permet de capter l’attention de votre auditoire. Postez-la sur Facebook, les vidéos sont jouées automatiquement dans son fil d’actualité, ce qui attire l’œil de l’utilisateur immédiatement. Gardez en tête que la majorité des vidéos se lancent sans même avoir le son. Le son arrivera uniquement après que l’utilisateur ait cliqué sur la vidéo. Alors, faites une vidéo qui parle d’elle-même, avec des images et du texte attrayants. Vous pourrez compléter votre site internet avec ces vidéos de promotion de vos évènements, et attirer vos futurs clients tout en améliorant votre image de marque. De plus, votre marque se différenciera comme innovante et moderne, car oui, ses actions s’inscrivent dans l’ère du temps.

Sources :

https://www.ledigitalab.com/agence/3-etapes-pour-reussir-la-communication-de-son-evenement/
https://www.eventdrive.com/conseils-communication-avant-evenement/
https://weezevent.com/fr/blog/communiquer-sur-son-evenement/
https://fr.meetingsimagined.com/tips-trends/top-strategies-promote-your-upcoming-event
https://www.ludosln.net/comment-promouvoir-un-evenement-sur-les-reseaux-sociaux/
https://www.ludosln.net/comment-promouvoir-un-evenement-sur-les-reseaux-sociaux/
https://www.eventdrive.com/un-influenceur-pour-votre-evenement/
https://www.eventdrive.com/promouvoir-evenement-video/

Pendant

Le jour J, poursuivez vos efforts et faites exister votre événement au-delà des murs du lieu choisi. Là encore, les réseaux sociaux rempliront cette mission de façon efficace. Mettez en lumière le déroulé de l’événement pour le public sur place, mais aussi pour les personnes ne pouvant pas être présentes. Démultipliez l’impact de votre événement grâce aux réseaux sociaux en suscitant le partage et l’engagement!

Diffusez votre événement en direct

Durant l’événement, offrez à votre public qui manque à l’appel, une retransmission en direct. Démarrez un live sur votre page Facebook institutionnelle et permettez aux absents de voir la rediffusion via YouTube ou une autre plateforme. N’oubliez pas de désigner en amont, la personne de votre équipe qui sera en charge de cette tâche.

Ayez des attentions pour vos invités

Les participants se sont déplacés pour vous. Échangez, soyez à l’écoute et offrez des moments de réseautage. Laissez des souvenirs et offrez-leur des goodies. Le but est qu’il garde un bon souvenir de cet événement!

Capturez chaque instant

Remise de prix, discours, animations… N’oubliez pas de prendre des photos et des vidéos durant l’événement, afin d’animer vos réseaux sociaux, mais aussi pour partager à vos invités après l’événement, sous forme d’album virtuel par exemple. Ces images pourraient également vous être utiles lors de la promotion de l’édition suivante! Désignez là encore la personne idéale pour cette mission ou tournez-vous vers un photographe externe à votre organisation.

Sources :

https://www.ledigitalab.com/agence/3-etapes-pour-reussir-la-communication-de-son-evenement/
https://www.ludosln.net/comment-promouvoir-un-evenement-sur-les-reseaux-sociaux/

Après

Si votre événement fut un succès et que ces semaines de travail pour y parvenir s’achèvent enfin, il ne faut pas non plus tourner la page et retourner à ses dossiers tout de suite. La fin d’un événement ne signifie pas la fin de sa promotion. La communication n’est pas terminée et l’objectif est de continuer de faire vivre l’événement.

Publiez un compte-rendu de l’événement

Grâce à la magie des réseaux sociaux, vous pourrez continuer à promouvoir votre événement en diffusant un compte-rendu de ce qu’il s’est passé le jour J. Articles, photos, vidéos… tout est bon pour faire revivre l’événement aux participants et permettre aux absents de constater ce qu’ils ont manqué. Poursuivre la communication de votre événement vous permettra de profiter encore un moment de la visibilité que celui-ci apporte à votre organisation.

Remerciez vos participants

L’envoi d’un courriel post-événement est toujours apprécié. C’est l’occasion de remercier vos participants et vos partenaires, de revenir sur les moments forts en partageant des photos et des vidéos, mais aussi de recueillir les avis de chacun. Glissez-y un lien vers un sondage de satisfaction afin de connaître la tendance de ce qui a marqué les participants, ce qu’ils ont apprécié ou ce qui leur a déplu afin de répondre toujours mieux à leurs attentes lors de la prochaine édition. Ce courriel est aussi l’occasion de rediriger vers les événements à venir et l’actualité de votre organisation. Des messages pertinents inciteront vos participants à continuer à vous suivre sur les réseaux sociaux ou via votre newsletter.

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Sources :

https://www.ledigitalab.com/agence/3-etapes-pour-reussir-la-communication-de-son-evenement/
https://weezevent.com/fr/blog/communiquer-sur-son-evenement/
https://www.ludosln.net/comment-promouvoir-un-evenement-sur-les-reseaux-sociaux/

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