Événement corporatif : conseils et dernières tendances

24 septembre 2019

Spécial événement corporatif :  conseils et dernières tendances

Si de nouveaux projets fleurissent au sein de votre organisation, de nouveaux employés ont rejoint votre équipe ou si vous souhaitez simplement récompenser vos collaborateurs qui ont travaillé fort, il est temps de mettre en place un événement corporatif adapté à vos objectifs. L’Organisateur rappelle les différents types d’activités corporatives et souligne les points essentiels de chacune d’elles, à ne pas négliger.

Séminaire

Le séminaire a pour but de former et d’informer les participants sur un domaine ou un sujet précis. Il s’agit d’une réunion de travail où les participants réunis sont isolés de leur milieu professionnel. C’est aussi l’occasion de motiver l’équipe, les stimuler grâce à des ateliers créatifs par exemple, de resserrer les liens entre collègues ou intégrer les nouveaux. L’objectif est de favoriser les échanges et redynamiser l’équipe en vue d’atteindre effectivement les objectifs. S’il est organisé de façon efficace, le séminaire est un excellent outil à intégrer au plus vite dans votre stratégie RH!

Afin de bien prévoir et planifier votre séminaire, voici les principales étapes à suivre :

1 – Connaître les objectifs à atteindre

C’est la première étape et l’une des plus importantes. Les objectifs du séminaire doivent être clairement définis avant de planifier l’événement. Quel sera le motif du séminaire? Est-ce qu’il s’agit d’une formation, du lancement d’un nouveau produit? Est-ce que l’objectif est de renforcer la cohésion d’équipe? Bien cibler vos impératifs est indispensable pour gagner du temps et élaborer un plan d’action efficace.

2 – Définir les participants

La cible choisie sera le fil conducteur de l’organisation de votre séminaire et représente l’ensemble des personnes directement concernées par le motif du séminaire. Cela comprend de réfléchir également au choix des intervenants. Il s’agit aussi de définir le nombre de participants pour ensuite prévoir le lieu ou les activités nécessitant une capacité d’accueil suffisante au bon déroulement de votre événement.

3 – Faire des prévisions budgétaires

Le budget est établi sur la base des deux premiers points et de diverses contraintes financières. Vous devez déterminer l’ensemble des moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Il est important de toujours prévoir une marge d’erreur en cas d’imprévus notamment pour les ressources financières.

4 – Choisir la bonne date

Les différentes options de date doivent être minutieusement étudiées. Choisissez une date à laquelle la majorité des participants sera libre. Évitez les périodes pendant lesquelles il y a de grandes chances que votre cible soit en vacances, les périodes de ponts et les jours de célébration nationale.

5 – Trouver le lieu adéquat

Le lieu d’organisation d’un événement est choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier est la capacité d’accueil. Le second critère à étudier est la localisation. Impulser le caractère de votre événement, en choisissant un lieu convivial, ludique ou insolite, mais attention, celui-ci doit être facilement accessible. Pensez également au pauses repas. Cela nécessite de la gestion supplémentaire (type de repas, allergies, budget). En parallèle, listez vos besoins techniques et logistiques en amont afin d’éviter de perdre du temps le jour J.

6 – Organiser les activités

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à organiser chronologiquement les activités qui s’y dérouleront et à dresser un « scénario ». Vous devrez aussi prévoir les heures de pause et de restauration, en incluant pour l’ensemble des activités une marge d’erreur pour éviter d’être pris au dépourvu. Prévoyez du temps pour des activités annexes et offrez aux participants une ambiance conviviale, afin qu’ils gardent un bon souvenir du séminaire. L’activité se doit d’être accessible à tous et sans contrainte de forme physique : spectacle, animation photo, escape game, atelier culinaire, etc. N’oubliez pas de prévoir la communication en amont, avec toutes les informations dont les participants ont besoin.

Découvrez ici notre liste de lieux pour organiser votre séminaire et ou réunion

Sources :

https://www.bfmtv.com/operations/organiser-un-seminaire-d-entreprise-reussi-1484619.html

https://weezevent.com/fr-ca/blog/organisation-seminaire/

Réunion

La réunion est un excellent outil de travail, permettant l’échange entre les collaborateurs afin d’atteindre les objectifs fixés et prendre des décisions. Mais la réunion ne s’improvise pas et doit être préparée en amont de façon rigoureuse. Nous vous partageons quelques conseils qui vous guideront dans l’organisation d’une réunion de travail efficace.

1 – Préparez-vous comme il se doit

Le succès d’une réunion tient en partie à sa préparation. Quelque soit l’objectif de la rencontre, il est important que tout soit prêt le moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et collective. Suivez les points suivants pour ne rien oublier!

• Définir les objectifs précis de la réunion et son format (réunion d’information, d’échange, de prise de décision)

• Déclinez-en un ordre du jour (ODJ) clair et précis et définissez le thème de la réunion

• Invitez les participants en leur partageant l’ODJ, la date et l’heure ainsi que le lieu

• Rappelez les objectifs de la réunion en début de rencontre

• Déterminez avec précision le plan et les points à aborder pour atteindre l’objectif.

• Établissez, enfin, un plan d’action à l’issue de votre réunion.

Le saviez-vous ?

Plus les réunions sont courtes et rares (une par semaine de 28 minutes, précisément), plus elles seraient efficaces et productives. Notre attention décline en effet après 45 minutes.

2 – Animez la rencontre avec efficacité

Rappelez le contexte de la rencontre, remerciez les participants pour leur présence et annoncez l’ordre du jour ainsi que les objectifs escomptés de la réunion. Il est indispensable d’animer la réunion tout en écoutant les participant. Pour éviter que vos collaborateurs tombent dans les brase de Morphée ou se sentent inutiles, invitez-les à prendre la parole en faisant un tour de table par exemple. L’animateur peut également proposer régulièrement des synthèses intermédiaires et recentrer la discussion en cas de digression, contribuant ainsi à faciliter les interactions et à équilibrer les temps de parole.

Idée : Proposez à vos collaborateurs de laisser la technologie dans un panier à l’entrée et de ne se concentrer que sur les échanges et la prise de notes manuscrite.

3 – Sachez conclure pour passer à l’action !

Une bonne réunion est une réunion qui ne s’éternise pas et qui se termine à l’heure prévue. Concluez par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu’un rappel des décisions prises. Cette étape est importante, car elle permet de verrouiller le travail effectué afin de passer à l’action. La personne en charge fera rapidement parvenir à chacun des participants un compte-rendu précis et concis avec les différents éléments suivants : rappel du/des sujet(s) et objectif(s), des participants, des décisions prises, des échéances et des points à aborder à la prochaine réunion.

Sources :

https://www.nutcache.com/fr/blog/comment-organiser-une-reunion-de-travail-efficace/

https://www.cegid.com/fr/blog/3-astuces-organiser-reunion-efficace/

Team Building

Vous avez certainement déjà entendu parler de Team Building, méthode apparue au début des années 1980 dont l’objectif est de resserrer les liens des membres d’une équipe via des activités variées. Vous doutez encore de son efficacité ?

Voici 5 bonnes raisons d’organiser un team building pour votre équipe !

1. Améliorer la communication au sein d’une équipe

Aujourd’hui, il devient évident que les collaborateurs ont le souhait d’évoluer dans un environnement de travail où ils ont la possibilité de s’épanouir, se sentir à l’aise avec leurs collègues, être heureux de pouvoir travailler avec eux et de maintenant de bonnes relations au quotidien.

2. Le team building est aussi un levier d’innovation et de collaboration

Un team building réussi c’est l’occasion de rapprocher les collaborateurs, mais aussi de les amener dans un cadre stimulant et propice à l’innovation et à la créativité, ce qui est favorable à la productivité personnelle et collective.

3. Créer ou renforcer un sentiment d’appartenance positif

Grâce au team building, les équipes prennent du plaisir et s’encouragent mutuellement lors des différentes activités, cela créé une dynamique de motivation positive dans l’entreprise.

4. Développer l’esprit d’équipe et l’intelligence collective

Passer du temps avec ses collègues dans un cadre différent du quotidien du bureau et tout en devant faire face à des challenges décalés permet d’améliorer la manière dont sont menés les projets professionnels qui impliquent du travail d’équipe.

5. Créer des liens entre collaborateurs

Le team building est un formidable moyen de sociabilisation dans l’entreprise. Ainsi, cela bénéficie à la fois aux salariés en leur permettant d’avoir de bonnes relations avec leurs collègues mais aussi à l’entreprise qui voit sa productivité et son climat de travail s’améliorer.

Connaissez-vous les dernières tendances du team building ?

Le team building écologique

Du ramassage des déchets à la création de potagers et jardinets de bureau en passant par du bénévolat ou de l’humanitaire, les activités varient mais l’idée reste identique pour les entreprises : sensibiliser les employés à la protection de l’environnement. L’écologie étant un enjeu actuel très important, les salariés adhèrent et sont ravis de s’impliquer dans des incentives au vert.

La “digital detox ” ou le team building déconnecté

Pour renforcer la cohésion d’équipe, certaines entreprises souhaitent supprimer toutes connexions et tous les écrans de leurs collaborateurs le temps d’un séminaire. Le team building déconnecté convie par exemple les salariés dans un cadre naturel et sans WIFI. De plus, ces séminaires déconnectés sont propices à la créativité ! Souvent organisés dans un environnement ouvert sur la nature et authentique, tout est réuni pour l’ouverture d’esprit et le travail productif.

Le “team-utile”

Face au besoin croissant de faire un travail qui a du sens, les salariés comme les entreprises n’hésitent pas à se rendre solidaires et utiles. Les employés se mettent au service d’une association, et en tirent un vrai sentiment de fierté collective, même si cela ne dure que le temps d’une journée. Et pour les entreprises, c’est l’occasion de communiquer autour de leurs valeurs sociales. La Popotte roulante et Moisson Montréal proposent en petits groupes, d’aider à la préparation et à la distribution de repas aux personnes plus démunies.

L’improvisation théâtrale

Le théâtre offre un espace libre, très créatif et en apparence bien éloigné du cadre de travail structuré des collaborateurs. Sans texte ni règle, ils s’appuient sur leurs coéquipiers pour construire une histoire, travaillent leur expression ou apprennent à réagir à une réplique inattendue tout en mettant en valeur leur personnalité. Autant d’apprentissages qu’ils pourront ensuite mettre à profit de retour au travail.

L’escape game

Il s’agit d’une des grandes tendances actuelles du team building. Le principe : un groupe de collaborateurs, placé dans un espace à huis clos, est chargé d’élucider un mystère ou une énigme dans un temps imparti. Derrière ses abords de jeu ludique, cette activité favorise la cohésion d’équipe et surtout la concertation… Elle met à profit les capacités de raisonnement et l’intelligence de chaque individu tout en valorisant la complémentarité des compétences.

Les activités bien-être

Les activités extrêmes (kayak, quad, paintball) sont aujourd’hui délaissées au profit d’activités plus douces, axées sur le bien-être. Par exemple ? Une initiation aux arts énergétiques, une séance de yoga ou des ateliers d’aromathérapie… Lors de ces journées, on ne se situe plus dans une dynamique de performance avec une mise en compétition de différents groupes d’acteurs mais dans la coopération et la réflexion collective autour de la qualité de vie au travail.

Découvrez ici notre liste de fournisseurs qui proposent des activités de Team Building

Sources :

https://www.seminaire-collection.fr/2850-tendance-5-nouvelles-formes-de-teambuilding.html

https://opcevenements.com/activites-de-team-building-estivales/

https://www.eventdrive.com/10-activites-teambuilding/

https://lemagrh.randstad.fr/les-nouvelles-tendances-du-team-building-en-2019/

https://flexjob.fr/Blog/CONSEILS-TOP/pourquoi-organiser-team-building

Party de bureau

Le party de bureau est synonyme de plaisir et de fête. C’est aussi l’occasion d’apprendre à mieux connaître ses collaborateurs et d’aborder de nouveaux sujets de discussion avec eux. Pour que cette fête soit une réussite, il est indispensable de préparer chaque étape en amont, de la planification aux animations proposées.

1. Choisir la date

Tout le monde a ses préférences pour un événement d’entreprise : un samedi, pour se préparer tranquillement avant d’aller s’amuser, un vendredi pour être déjà sur place et éviter des déplacements supplémentaires ou encore un jeudi, puisque les vendredis et les samedis sont généralement dédiés à la famille et aux amis… La règle d’or ici est d’aller avec la majorité. Envoyez un sondage à vos collègues/employés et demandez-leur la date qui leur conviendrait le mieux.

2. Choisir le thème

Le thème est le cœur d’un événement et se doit d’être intégré de manière organique à tous ses points de contact. Voici quelques idées de thèmes qui devraient ravir vos employés.

Les années 20

Tout le monde se laisse séduire par une déco et un déguisement à la Gatsby ! Les plumes, perles et bretelles en tout genre sont connues de tous. Très facile à mettre en place, il suffit de se plonger quelques dizaines d’années en arrière et mettre en place une décoration de style Art déco. Efficace et peu coûteux, ce thème est idéal !

Les Caraïbes

Qui n’a pas envie de vacances ? Imaginez vos invités se balader en tongs et chemise hawaïenne à votre soirée d’entreprise, un cocktail à la main. Idéal pour se déconnecter, ce thème de soirée d’entreprise est très facile à installer. Déposez des noix de coco, fruits de la passion et autres fruits exotiques dans des corbeilles à fruits, réalisez une déco avec des coquillages et diffusez de la musique aux intonations festives. Le must ? Créez un petit coin plage en amenant du vrai sable !

Un tour du monde en une soirée

Vous pouvez aussi choisir de mettre un (ou plusieurs) pays à l’honneur au cours de votre événement. Vous êtes plutôt paella et flamenco ? C’est parti pour l’Espagne ! Au contraire, vous préférez manger de bonnes pâtes avec une sauce préparée avec amour ? Direction l’Italie ! Bref, les possibilités sont infinies (ou presque) pour donner une teinte étrangère à votre événement d’entreprise.

Mettez l’art en avant

Votre soirée d’entreprise pourrait être l’occasion de familiariser vos invités à l’art. Si vous en avez la possibilité, organisez votre événement dans un musée et organisez une quête au cours de la soirée. En disposant des indices un peu partout, vous rendrez votre événement interactif, ferez découvrir de magnifiques pièces d’arts à vos invités et leur en mettrez plein la vue !

3. Faire vivre sa thématique

Considérez chaque moment et endroits clés de l’événement (l’entrée, le cocktail d’accueil, les centres de tables, le dîner, le dessert, la piste de danse, la musique, etc.) afin de déterminer comment vous pourriez y faire vivre votre thématique.

La décoration

C’est le moment d’être créatif. Par exemple, un papier peint réutilisable du temps des fêtes pourrait être idéal pour créer un « backdrop » de « photo booth ». Les aménagements techniques et de décor – dont fait partie le mobilier – sont les piliers irremplaçables d’une soirée marquante et belle. La lumière habille, c’est bien connu. Il est souvent plus effectif d’installer un vrai jeu lumineux que d’investir dans de la décoration matérielle si les budgets sont limités.

La nourriture et les boissons

Parlez à votre traiteur et demandez-leur ce que vous pourriez servir à vos invités afin d’être innovateur et d’épouser davantage votre thématique. Prenez en considération les restrictions et allergies alimentaires.

La musique

La musique occupe une place importante dans le succès d’une soirée. Si vous en avez la chance, engager un DJ ou un band peut grandement faciliter le déroulement de la soirée. Le choix du DJ est déterminant lorsqu’il s’agit d’une soirée entreprise. L’adaptation au public Corporate et l’expérience de ce type de soirée est indispensable.

Les « nice to have »

Si votre budget vous le permet, voici quelques idées qui sont toujours grandement appréciées : un photographe/photobooth, donner des sacs surprises au départ des invités, une activité brise-glace, divers jeux lors de la soirée, etc.

Découvrez ici des idées de fournisseurs pour des animations et décors

Amuseurs publics et Cirque (artistes – ateliers – animation)

Animateur d’événements

Humour et Musique

Magicien

Décors thématiques

Sources :

https://opcevenements.com/organiser-party-bureau/

https://www.eventdrive.com/9-themes-pour-votre-soiree-entreprise/

https://www.activ-provence.com/soiree-entreprise/

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