La liste de vérification – Un outil indispensable pour l’organisation d’événement

11 avril 2019

La checklist pour l’organisation d’un événement – Un outil indispensable

Que vous occupiez un poste de gestion en ressources humaines ou en marketing, que vous soyez chargé de projet ou chef d’équipe des activités « loisirs » de votre compagnie, la différence importe peu : l’organisation d’un événement peut être un mandat intimidant. Le projet se déploie sur plusieurs semaines (voire plusieurs mois), fait souvent appel à des dizaines de fournisseurs, sans parler des permis à demander et du budget à respecter ! De quoi faire monter sa pression artérielle…

Le secret pour demeurer en contrôle et ne pas faire d’oublis majeurs réside dans la préparation.

Désirant rendre des outils professionnels accessibles à tous, l’agence Lulu Événements a conçu une checklist pour aider votre département à organiser un événement corporatif. Simple d’utilisation et fort détaillée, cette liste de tâches couvre tous les grands axes de la planification événementielle.

À la fois liste des tâches et liste de vérification

La checklist pour l’organisation d’un événement – Un outil indispensable

La checklist peut être utilisée de 2 façons.

Découvrez la checklist Lulu Événements dès maintenant

Dans un premier temps, elle vous aidera à concevoir votre échéancier. La liste est bâtie en respectant l’ordre idéal des tâches à effectuer sur une ligne du temps (de la réception du mandat jusqu’aux derniers préparatifs). Vous pourrez donc l’utiliser comme un guide de route lors de la planification préliminaire du projet.

En phase de production, la grille sera utilisée comme une liste de vérification. L’idée est de voir, en un coup d’œil, les étapes complétées et celles qui demandent encore votre attention.

Une fiche technique en 6 sections

La checklist est divisée en 6 axes importants d’un projet événementiel :

Les besoins préliminaires
(l’objectif et le concept, le nombre de convives, la date…)

Le lancement du projet et la logistique interne
(l’échéancier, la ventilation du budget, le cahier des charges)

Les fournisseurs
(l’envoi des briefs, la réception des soumissions)

Le lieu de l’événement
(les points importants à vérifier lors de la visite)

Les employés
(l’évaluation des besoins en personnel selon la taille du projet)

Le traiteur
(l’envoi d’un brief, les besoins en mobilier, la gestion des déchets)

Chaque « action à effectuer » est accompagnée d’un espace pour prendre des notes. Vous pourrez donc personnaliser et annoter votre checklist.

Téléchargez la liste des tâches

Téléchargez la checklist de Lulu Événements pour votre planification événementielle.

Nous vous souhaitons une heureuse planification et un événement à la hauteur de vos attentes !

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