Le grand monde des relations de presse quand on est tout petit!

03 juin 2014

Est-ce possible de faire parler de soi quand on est un petit événement? Absolument! Voici des trucs simples pour maximiser vos chances de faire du bruit dans le grand monde des relations de presse événementielles.

Définissez vos objectifs
Vos objectifs émaneront préférablement du plan de communication établi plusieurs mois avant la tenue de votre événement. Si vous n’avez pas de plan de communication auquel vous référez, vous devrez définir des objectifs clairs et atteignables. Concentrez-vous sur l’atteinte d’un objectif principal duquel peuvent découler deux ou trois objectifs secondaires.

Informez et impliquez l’ensemble de votre personnel (membres du CA, employés, bénévoles, etc.) de vos objectifs et des moyens envisagés pour parvenir à les atteindre. Cela augmentera leur motivation et leur engagement envers votre événement. Ils deviendront ainsi vos meilleurs ambassadeurs.

Gauche: Festival St-Honoré dans l'Vent - Droite: Tour de Beauce

Définissez votre message
La clarté de votre message est la base de toute communication efficace. Un message porteur et ciblé selon la clientèle désirée saura faire beaucoup de chemin. Soyez succinct et original. Évitez les expressions connues et figées. Soyez créatif, votre message sera partie prenante de votre identité.

Selon Richard Thibault, président de RTCOMM, membre du CA des Fêtes de la Nouvelle-France de 2007 à 2011 et président lors des deux dernières éditions : « Dans le cadre d’un événement, c’est généralement sa thématique qui sert comme message central et qui doit être déclinée sous toutes ses formes. »

Trouvez le meilleur moment pour lancer votre campagne
Vous ne pouvez pas tout contrôler, mais vous pouvez tout de même essayer de prévoir vos sorties médiatiques lors de périodes moins achalandées. Ne communiquez pas votre programmation en même temps que le gros festival de la région et n’essayez pas de concurrencer une nouvelle importante d’ordre public: élections, catastrophes ou dossiers chauds en cours.

Toujours selon Richard Thibault : « Habituellement l’annonce d’une nouvelle fête peut se faire jusqu’à six mois avant sa tenue. Cela permet d’asseoir la notoriété de l’événement et ouvre la possibilité de recruter des commanditaires. La programmation est habituellement rendue publique un mois et demi à deux mois avant l’événement. Dès lors, les relations avec les médias deviennent régulières, attirant leur attention tantôt sur un élément, tantôt sur un autre élément de la programmation. L’idée est de mousser l’intérêt du public, attirer les participants et supporter les
démarcheurs de commandite
».

Établissez un ordre logique pour capter et soutenir l’attention de votre public cible et incitez-le à vous suivre dans votre campagne promotionnelle. Par exemple, dévoilez un élément majeur lors votre première sortie médiatique, mais ne dites pas tout! Gardez-vous un élément-clé à dévoiler juste avant votre événement. Cela aura pour effet d’augmenter vos chances de faire parler de vous au bon moment!

Profitez également de ce qui est déjà autour de vous. Allez directement là où les journalistes sont susceptibles d’être. Par exemple, profitez du Salon de tourisme de votre région pour y tenir un kiosque. Vous ferez d’une pierre deux coups puisque les journalistes entendront parler de votre événement et vous débuterez votre travail de séduction auprès d’une clientèle potentielle qui visite le Salon. Les stratégies peuvent être nombreuses, suffit d’être créatif!

Gauche: Festival d'hommes forts de Warwick - Droite: Festival de musique émergente en Abitibi-Témiscamingue

Créez des partenariats
Pour maximiser votre stratégie de communication, pensez à créer des partenariats avec des organisations de votre entourage. Par exemple, un petit festival ayant une thématique ou un volet culinaire pourrait présenter, à ses frais, un petit atelier dans un autre événement complémentaire. Une belle valeur ajoutée pour l’événement qui vous reçoit et une belle opportunité pour votre événement de faire parler de lui par ricochet.

Selon Julien Bergeron, consultant et formateur pour Développement Touristique AMR et représentant aux commandites à ExpoCité : « Ce type de partenariat en est un de programmation. Il permet la bonification vue la complémentarité des deux événements. Évidemment, il faut qu’un accepte que d’intégrer l’autre et que ce dernier accepte d’être inclus et de vivre à l’intérieur du premier. Là où on doit demeurer vigilant, c’est si chacun a des commanditaires concurrents ou encore si les organisations se voient elles-mêmes comme des concurrents ».

Un autre exemple pourrait être de partager une conférence de presse avec un autre festival de la région (toujours en vous assurant de ne pas froisser les commanditaires). Les coûts d’une conférence de presse sont parfois élevés, mais si tout est bien pensé, cela peut devenir profitable pour les deux organisations. En plus d’être innovateur comme pratique, les journalistes auront deux fois plus de raisons de se déplacer. Dans le monde des petits événements, les échanges de services sont les bienvenus. Vous pourriez rester surpris de leur efficacité.

L’association de votre événement à une cause sociale pourrait également contribuer à faire parler de vous. Ce genre de partenariat remplit également une mission sociale, ce qui intéresse le public et les journalistes. Choisissez une cause qui est en lien avec votre événement, car cela donnera plus de cohérence à votre association.

Gauche: Festival de musique du bout du monde Azentic - Droite: Fêtes de la Nouvelle-France

Les médias
Créez-vous une liste médias qui rejoindra les journalistes des régions que vous voulez atteindre. Pour minimiser les coûts, créez votre propre liste en consultant des répertoires médias comme Data Blitz ou d’autres répertoires tels que la Liste des médias communautaires reconnus par le Ministère de la Culture et des Communications. Vous pouvez également consulter les sites Internet des médias que vous désirez rejoindre spécifiquement. Créer votre propre liste vous demandera certes un peu de temps, mais cela en vaut la peine. Les listes créées vous appartiendront et vous permettront de répéter l’expérience (en mettant à jour, bien entendu, vos données).

Pour maximiser vos chances, ne négliger aucun média! Vous devrez explorer tant les médias traditionnels que les nouveaux médias, Internet et les médias sociaux. En région, les médias traditionnels demeurent encore une source d’information très consultée par la population (les hebdos locaux ou la télévision communautaire par exemple). Toutefois, les nouveaux médias doivent faire partie intégrante de vos relations de presse!

Il y a depuis quelques temps un engouement pour les « blogues ». Il existe des blogueurs très influents dans leur domaine! Trouvez les bons selon votre message et convainquez-les de parler de votre événement sur leur blogue. Vous devrez assurément les charmer, car ils sont de plus en plus sollicités pour ce genre de demande. Par exemple, si vous avez un événement mettant en vedette des produits locaux, trouvez un blogueur pour qui cuisiner avec des aliments locaux est le sujet principal de son blogue. Plus vous allez faire parler de vous, meilleures seront vos retombées médiatiques.

Savoir susciter l’intérêt des journalistes
Les journalistes reçoivent de nombreux communiqués de presse par jour, alors il est de votre responsabilité de trouver une information digne d’intérêt. Le meilleur truc est de fournir des données intéressantes à publier telles que : les retombées économiques de votre événement dans la communauté et/ou la région, l’implication de la population locale, les nouveautés de l’édition en cours et vos innovations.

Un bon communiqué de presse se doit d’être concis et accrocheur. Un titre qui suscite l’intérêt incitera le journaliste à pousser sa lecture davantage.

Deux règles de base régissent la rédaction du communiqué :

1. Un communiqué = un message. Ne prenez pas le risque de diluer votre message en incluant trop d’informations lors de la rédaction de votre communiqué

2. L’amorce de votre communiqué doit répondre aux cinq questions suivantes : Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? Et lorsque la situation s’y prête, vous pouvez ajouter le Comment.

Lorsque possible, accompagné votre communiqué de tout ce dont le journaliste pourrait avoir besoin pour parler de votre événement : logo, affiche, votre « jingle » si vous en avez un (pour les médias télé et radio), une photo représentative de votre événement, etc.

Le suivi est tout aussi important que l’envoi du communiqué de presse. Attendez quelques jours (2 ou 3 jours) et faites un suivi téléphonique aux principaux médias ciblés. Demandez à parler au responsable des nouvelles (ou au journaliste que vous voulez rejoindre) et demandez-lui simplement s’il a bien reçu votre communiqué que vous lui avez envoyé. Demandez-lui s’il a des questions en lien avec l’événement et si son intérêt à diffuser l’information est présent. C’est le moment de vous vendre! Soyez prêt à répondre à ses questions. Préparez-vous des données intéressantes, des éléments de premier ordre à lui offrir (primeur) et soyez convaincants!

Gauche: Festival du Cochon - Droite: Festival d'hiver de Roberval

Le bon porte-parole
Bien qu’il ne soit pas essentiel d’avoir recours à un porte-parole, si vous choisissez cette option, sachez que le porte-parole retenu est tout aussi important que le message qu’il devra livrer! Il doit bien connaître l’événement et être en mesure de véhiculer le message avec conviction. Ne s’improvise pas porte-parole qui veut! SVP, choisissez un bon communicateur! Savoir parler en public aidera assurément votre cause et facilitera les échanges médiatiques pour votre événement!

Vous n’avez peut-être pas les moyens ou l’envergure des grands événements pour attirer des porte-parole connus, mais vous pouvez tout de même en choisir un qui est influent dans votre communauté, une personne dont la notoriété n’est plus à faire et qui saura bien représenter votre événement. Par exemple vous pourriez demander à un grand chef de votre région d’être porte-parole de votre événement culinaire ou demander au propriétaire du centre jardin de votre coin d’être porte-parole de votre festival des fleurs.

Votre site Internet, un atout majeur
Votre image web doit être le reflet de votre image événementiel, de son identité, de son ambiance souhaitée. Le site Internet est plus qu’une simple source d’information, il doit faire partie intégrante de toutes vos communications. Il est la porte d’entrée de votre clientèle cible, des journalistes et de toutes autres personnes que vous voulez intéresser par votre événement (médias, partenaires, commanditaires, bénévoles, etc.). En 2014, il n’y a plus aucune raison que vous n’ayez pas un superbe site Internet à présenter aux médias et à votre clientèle cible. N’oubliez pas les règles de base, votre site Internet doit être interactif. Vous devez le faire évoluer tout au long de votre campagne médiatique et être plus actifs à l’approche de votre événement.

En conclusion, le monde des relations de presse est vaste et rempli de possibilités. Il suffit d’être créatif et d’avoir le sens du timing. J’espère que ce texte vous sera utile pour votre propre événement et si vous le souhaitez, mon équipe demeure disponible à vous donner un coup de main pour atteindre vos objectifs en matière de communication événementielle.


Anne-Marie Royer
Anne-Marie Royer
Conseillère principale
Développement Touristique AMR
www.developpementtouristique.com

Source: Richard Thibault, président de RTCOMM, entreprise spécialisée en positionnement stratégique et en gestion des risques. Il a été membre du CA des Fêtes de la Nouvelle-France de 2007 à 2011 et président du conseil les deux dernières années.