Organisez des événements avec un mini budget, mais maxi créativité

05 décembre 2018

La définition de la créativité se lit comme suit : « Capacité, faculté d’invention, d’imagination, pouvoir créateur ». Selon de nombreuses études, les contraintes financières ne nuisent pas à la créativité, mais au contraire la stimulent.

La créativité peut permettre de réduire le budget, ou du moins le répartir différemment grâce à des pratiques gratuites ou à faibles coûts.

Voici quelques pistes qui pourront vous aider à réaliser des événements glamours sans y investir la totalité de votre budget.

Pensez aux médias sociaux

Les médias sociaux sont une belle plateforme pour décliner votre créativité. Que ce soit avec des publications Facebook par exemple ou un concours sur Instagram, vous rejoindrez un vaste public sans payer une fortune afin de promouvoir votre événement.

Pour savoir si vous êtes performant et efficace dans vos communications sur les médias sociaux, faites appel à Mesure Média inc. La compagnie vous offre un service d’analyse de la valeur de votre réputation sur les médias sociaux, une étude permettant d’évaluer la valeur du retour de votre investissement sur les médias sociaux. Un rapport complet est produit retraçant les faits saillants; des données par type de médias, par média, par région, par période, etc, mais aussi les meilleurs exemples de retombées de presse, ainsi que des observations et recommandations.

Renouez avec votre réseau

Mettez vos contacts à profit. Qui sait, une ancienne connaissance pourrait vous offrir un rabais qui fera une différence sur votre budget.

D’expérience, il n’y a pas meilleur canal de communication que le bouche à oreille.

Parlez de votre événement autour de vous, avec conviction et enthousiasme. Cela donnera vie à votre projet. Vos amis, votre famille, votre réseau professionnel sont des alliés solides et efficaces dans la diffusion de votre communication.

N’oubliez pas que chaque personne rencontrée est susceptible de contribuer à la réussite de votre événement.

Utilisez le plein potentiel du lieu

“Think outside the box!”! Faites preuve de créativité et d’originalité en utilisant l’environnement naturel ou existant du lieu de votre événement.

Si vous souhaitez égayer une salle pour un événement par exemple, jouez avec la luminosité de la pièce ou utilisez des éléments de décor déjà existants pour afficher des indications ou des photos, cela mettra de l’avant votre créativité en plus d’éviter certaines dépenses. Vos invités seront impressionnés et charmés à tous les coups!

Choisissez un lieu d’événement que vous pouvez exploiter à 100 %. N’hésitez pas à consulter la liste des fournisseurs de salles et sites d’événements du guideorganisateur.com

Alliez ” système D ” et créativité

Mobilisez toute votre créativité et vos compétences pour la décoration, la communication ou encore le buffet.

Pour la promotion de votre événement, privilégiez les supports numériques plutôt que les imprimés, cela vous fera économiser des frais d’impression. Créez une page spéciale sur votre site web pour l’occasion, un événement Facebook ou encore des publications sur les réseaux sociaux. Faites appel à des personnes stratégiques pour relayer vos informations, elles deviendront alors des ambassadeurs, en utilisant leurs réseaux.

Au niveau de la décoration, utilisez ou détournez l’existant est une solution à envisager. Il peut suffire de réaménager vos locaux pour l’occasion ou d’utiliser de la décoration récupérée ici et là pour créer une ambiance originale.

Sinon, si vous souhaitez faire appel à une entreprise spécialisée, ne vous y prenez pas à la dernière minute. En effet, plus vous vous organisez en avance, plus vous augmentez vos chances d’avoir des prix avantageux et compétitifs. Optez pour des décors réutilisables, que vous pourrez ressortir sur plusieurs événements, et concentrez-vous sur des aspects décoratifs importants, qui se voient, plutôt que des petits détails comme des centres de tables par exemple. L’effet auprès des participants sera le même!

La compagnie Decorum, créatrice d’ambiance depuis 1999, nous explique qu’il est préférable de donner dès le départ une idée approximative et une vision de ce que vous souhaitez, afin que les décorateurs puissent voir, dès le début du projet, la largeur de leur terrain de jeu.

Enfin, pour nourrir vos invités, privilégiez les cocktails dînatoires sous forme de buffets plutôt qu’un service à table. Vous économiserez les frais de service, et cela facilitera également le réseautage entre les individus. Pensez aux animations culinaires et buffets thématiques. Bernard & Fils Traiteur, traiteur à Montréal depuis 1904, offre des buffets à thèmes originaux comme : bar à crabe, station de tartare, bar à jus, station de risotto, station de pousse bio, bar à soupe, bar à yaourt, station de popcorn, etc.

Utilisez vos ressources internes

Organisez des séances de brainstorming avec vos collègues. Creusez-vous la tête ensemble pour faire ressortir les idées les plus folles et créatives. Lâchez-vous! Tout est permis, ou presque. Les concepts les plus fous peuvent s’avérer des événements à succès.

Finalement, ne voyez pas un budget restreint comme une faiblesse ou une contrainte. Mais abordez-le plutôt comme votre point fort. Celui qui va vous permettre d’utiliser une bonne dose de créativité et un soupçon d’audace.

Consultez la liste de nos fournisseurs sur le site guideorganisateur.com afin d’organiser un événement mini budget, mais maxi créativité.

Sources

Capital Image
Agence Ilithyia
Dirigeant.fr
Medium.com

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