Recherche de commandites pour un événement

Dans le cadre d’un événement organisé par l’Office du Tourisme de Québec, Claude Savard, Vice-président aux partenariats corporatifs pour Tennis Canada, qui organise la Coupe Rogers, présentait un survol des éléments à retenir pour une recherche de commandite efficace et gagnante.

Il y a un début à tout!

Claude Savard l’admet d’emblée, au début il ne vendait pas. Il ne connaissait pas assez bien ses clients et ne savait pas répondre au fameux « Non », difficile à gérer au début.

Ce « Non », c’est le début de votre travail de vente. Demandez pourquoi votre événement ne correspond pas aux objectifs de l’entreprise approchée et surtout écoutez ce que votre client recherche pour mieux comprendre sa réalité et vous ajuster.

QUELQUES ÉTAPES DE BASE

Sélection et recherche

Un processus gagnant débute par une recherche ciblée. La sélection des commanditaires doit être minutieuse, car la qualité prime sur la quantité. Consultez les sites Internet de vos commanditaires potentiels et leur rapport annuel. Plusieurs ont même une politique de commandite claire, étudiez-la.

Les questions à vous poser

Parmi celles-ci : le commanditaire apportera-t-il de la notoriété à votre événement, sa clientèle est-elle pertinente en regard de celui-ci, pourrez-vous bénéficier d’autre chose que de l’argent (commandite de gaz, de nourriture, de crème solaire!)?

Les questions qu’ils se posent

Parmi celles-ci : votre commanditaire veut connaître votre réputation, votre programme de commandite, la qualité de votre service à la clientèle, votre public cible, l’achalandage, les valeurs ajoutées, etc. Rassurez-les en arrivant bien préparés.

Soignez votre proposition

Vous n’aurez pas toujours de deuxième rencontre pour faire valoir votre point. Oubliez les piles de documents, soyez brefs et concis, allez droit au but : dites clairement ce que votre événement peut leur apporter.

Des idées simples, mais créatives

Soyez créatifs pour vous démarquer, il y a beaucoup plus que les pizzas de logos sur une bannière pour faire valoir l’apport de vos commanditaires. Par exemple, un kiosque de la SAQ durant la finale de la Coupe Rogers proposait du champagne moyennant une contribution volontaire remise à une fondation. Ça faisait la file! Tout le monde y gagne.

Dans le mile

Votre proposition doit être ultra personnalisée. Il faut bien connaître le commanditaire approché et son propre événement pour arriver avec quatre ou cinq idées d’intégrations promotionnelles ciblées. Adaptez ensuite votre discours aux besoins formulés par votre interlocuteur pour proposer des solutions à ses objectifs de communication.

Qu’est-ce que l’activation?

Si votre commanditaire souhaite investir 10 000 $ dans votre événement, mais qu’aucun fonds supplémentaire n’est injecté pour l’activation, c’est-à-dire la promotion de ce placement (radio, télé, relations de presse) avant, pendant et après l’événement… le retour sur investissement pourrait être décevant pour le commanditaire. Évitez ce risque en vous assurant qu’une part de ce montant sera attitrée à la promotion.

Planifier votre suivi à l’avance

Convenez à l’avance du moment du suivi, idéalement dans les deux à trois jours suivant votre rencontre ou votre premier appel, et surtout respectez votre engagement. Écrivez un premier courriel avec une demande pour un rendez-vous téléphonique ou en personne (c’est l’idéal), mais évitez le harcèlement!

Négociation

Tout le monde doit être gagnant : le visiteur, le commanditaire et vous. Idéalement, pour être efficace, une commandite devrait s’étendre sur un contrat de trois ans. La première année, vous testez vos idées, la deuxième année vous réajustez le tout pour avoir une formule gagnante et rodée la troisième année. Il n’est pas rare que les commanditaires hésitent à signer un contrat de trois ans, surtout si votre événement est récent, proposez donc une clause de non-satisfaction après la première année. Si le client est satisfait après un an, il s’engage pour les deux années suivantes. Il se sent donc plus libre et en confiance. Plus la commandite est majeure, plus le contrat doit être long dans le temps pour bien ancrer le message.

L’importance du service à la clientèle

Primordial pour vous démarquer des autres, le service à la clientèle doit être assuré à l’année, pas seulement avant, pendant et juste après votre événement. Idéalement, une personne ou une équipe, selon la grosseur de votre événement, devrait être attitrée au service client.

Anne Marie Brassard
Rédactrice en chef