Salles de réception, hôtels, lieux inusités – par «OÙ» commencer?

05 mars 2019

Salles de réception, hôtels, lieux inusités – par «OÙ» commencer?

L’organisation d’un événement implique une réflexion quant au choix du lieu. Celui-ci se veut être stratégique, pratique, à la hauteur des attentes de vos convives et surtout à l’image de votre organisation.

Le choix de l’endroit d’un événement d’entreprise ne doit donc pas être négligé. Son succès dépend en grande partie de ce paramètre.

Trouver le lieu adapté demande un peu de méthode et de réflexion. La capacité d’accueil, le budget, l’équipement, mais aussi l’image que l’on souhaite renvoyer sont des éléments à prendre en compte.

Voici une liste des principaux critères à considérer pour choisir le lieu idéal de son futur événement :

  • Type d’événement : Séminaire, conférence, manifestation publique, sortie team building, etc. Il convient de choisir le lieu le plus adapté au type d’événement organisé. On ne traite pas de la même manière un groupe d’investisseurs, que son équipe, ou ses clients. En effet, les attentes, les disponibilités et les objectifs sont différents. Il est donc important de bien déterminer le profil des participants pour chaque événement.
  • Objectif : Quelle est la raison d’être de cet événement? Son objectif? Son message? Le lieu retenu doit pouvoir refléter vos intentions et être en cohérence avec le thème de l’évènement et le secteur d’activité de l’entreprise.
  • Nombre de participants : Le nombre de participants à votre événement aura définitivement une influence sur le nombre de lieux disponibles. En effet, une manifestation de 50 personnes bénéficiera d’un panel d’options beaucoup plus large qu’une autre regroupant 500 personnes. Sans compter que l’organisation d’un grand rendez-vous impliquera le respect de certaines normes de sécurité sur place. Pour en savoir plus, vous pouvez lire ou relire notre Cyberbulletin du mois de mai 2018 portant sur la sécurité : cliquez ici.
  • Accessibilité du lieu : Si le choix d’un lieu atypique et original est essentiel pour marquer les esprits, son accessibilité doit l’être tout autant : un endroit bien desservi par les transports (voiture, avion, train) sera idéalement central pour la grande majorité des invités. Le stationnement gratuit, sur place ou à proximité, sera, aussi, fortement apprécié. Le stationnement est trop loin? Un service de voiturier pourrait être une formule gagnante. Et n’oubliez surtout pas l’accessibilité pour les personnes handicapées ou à mobilité restreinte!
  • Coûts et flexibilité de la date : Plus le lieu répond à des critères de choix, plus il est convoité. Il vous faudra donc vous y prendre à l’avance et faire votre sélection parfois jusqu’à une année entière avant la tenue de votre événement. Si vous bénéficiez de plus d’une option sur le choix de date pour la tenue de votre activité, 2 ou 3 options par exemple, votre pouvoir de négociation pourrait être alors plus intéressant. La durée de votre événement jouera également un rôle prépondérant sur le choix du lieu, mais aussi sur son coût global. N’oublions pas que si votre événement se déroule sur plusieurs jours, vous devrez offrir des solutions d’hébergement satisfaisantes, que ce soit dans son enceinte ou à proximité.
  • Équipements fournis : Le lieu retenu devrait préférablement pouvoir vous fournir ou du moins accueillir les équipements nécessaires au bon déroulement de votre événement. Projetez-vous au jour J afin de cerner les éventuels manques matériels et réfléchissez aux moindres détails ; y a-t-il suffisamment de chaises, de tables, de nappes, voire même de vaisselle? L’électricité est-elle suffisante pour faire tout ce que vous y souhaitez? Pouvez-vous y jouir d’un système de sonorisation? D’un écran? D’un vidéoprojecteur? Le tout à des coûts supplémentaires ou inclus? Si les équipements sont inexistants, pouvez-vous obtenir des références de fournisseurs qui ont l’habitude du lieu? Sont-ils exclusifs au lieu en question? Si oui, évaluez bien les coûts qui en ressortent, car il est bien possible que vous perdiez alors votre pouvoir de négociation. Finalement, il va sans dire qu’une connexion Internet (WIFI) est aujourd’hui un élément indispensable au succès d’un événement.
  • Possibilité d’activités et animations aux alentours : Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, voyez à établir une liste des choses à faire et à découvrir afin que vos participants aient de quoi s’occuper lorsqu’ils ne sont pas en conférence ou en séminaire. Pourquoi ne pas apporter une touche culturelle à votre événement grâce à des animations sportives ou culturelles par exemple? De nombreux musées offrent des espaces privés pour organiser des événements. Vos invités pourront profiter de la soirée pour admirer des œuvres d’art qu’ils n’auraient pas eu la chance de voir dans d’autres circonstances.
  • Valeurs ajoutées : Certains lieux proposent des services, équipements, qui peuvent faire la différence pour votre événement et y apporter une valeur ajoutée. Système de vote, service de traduction, éclairage personnalisé, effets sonores, retransmission en direct, etc. Ce sont toutes ces petites choses qui rendront votre événement tout simplement inoubliable pour vos convives.

Source
https://www.eventdrive.com/5-idees-de-lieux-incroyables-pour-votre-lancement-de-produit/
https://business.kinepolis.lu/8-criteres-bien-choisir-lieu-de-evenement-business/
https://culture-communication.fr/fr/bien-choisir-le-lieu-pour-vos-evenements-pros-denvergure/


Quelques exemples de lieux où organiser votre prochain événement

Vous avez dressé une liste précise des critères pour la sélection de votre lieu, il est maintenant temps de vous présenter quelques exemples d’établissements qui pourraient séduire vos convives et surtout, correspondre à l’image de votre événement.

Le centre d’événements et de congrès inter@ctifs (CECi) à Trois-Rivières

Le tout nouveau centre d’événements et de congrès inter@ctifs (CECi) à Trois-Rivières offre à sa clientèle un environnement moderne et interactif. Par sa flexibilité, autant les petits que les grands événements y trouveront leur compte puisqu’il peut accueillir plus de 4 000 personnes dans ses 21 salles et ses quatre grands halls.

Le complexe, d’une superficie totale de 90 000 pi2, intègre des technologies diversifiées telles que des bornes informatives, des balises Bluetooth, le paiement mobile ainsi que plusieurs applications interactives. Le CECi propose aux convives une expérience unique à la fine pointe de la technologie. Par exemple, lors d’une conférence, ces derniers pourront interagir en direct avec un modérateur, poser des questions en temps réel et suivre une présentation sur leur appareil intelligent.

Source
https://www.tourismetroisrivieres.com/fr/salle-de-presse/2018/11/22/presentation-officielle-du-centre-d-evenements-et-de-congres-interactifs

Le Parc Olympique de Montréal

Le Parc olympique de Montréal n’a plus besoin de présentation. Depuis maintenant 42 ans, cette icône montréalaise fait partie de l’histoire sportive, sociale et événementielle de la métropole. Pour faire du Stade olympique un équipement à la hauteur des besoins sans cesse grandissants du marché événementiel corporatif et grand public, les investissements d’entretien se poursuivent. Peu importe le type d’événement, le Parc olympique et ses nombreux lieux aux dimensions et caractéristiques variées offrent un emplacement de choix, accueillant depuis maintenant quatre décennies des milliers d’événements de petite, moyenne et grande envergure.

Que ce soit pour y tenir une convention nationale, un salon d’exposant ou un lac-à-l’épaule, le Stade est l’endroit tout indiqué, tant par sa facilité d’accès (deux stations de métro, 4 000 places de stationnement intérieur) que par les différents espaces offerts.

Source
https://www.lesaffaires.com/strategie-d-entreprise/entreprendre/le-parc-olympique-de-montreal–organiser-un-evenement-dans-un-lieu-mythique/603171

Les musées sont des lieux hors site enchanteurs grâce à leurs installations luxueuses imprégnées de l’histoire et de la culture de leur région. Le Musée national des beaux-arts du Québec (MNBAQ), avec son tout nouveau et splendide pavillon Pierre Lassonde, dispose d’une multitude de salles, d’un auditorium et de terrasses extérieures pouvant accueillir de petits groupes ou des centaines de personnes. Il propose aussi aux organisateurs d’événements la possibilité d’intégrer à leur horaire des visites privées des collections du Musée.

Les aquariums sont une façon originale de découvrir le côté « nature » d’une ville. Avec sa vue exceptionnelle sur le pont de Québec, l’Aquarium de Québecdispose de terrasses extérieures et d’installations idéales pour des cocktails, et de salles de réunion pour des sessions hors site. Ajoutez à votre visite de l’aquarium un souper gastronomique sur place pour une expérience vraiment surnaturelle!

Source
https://blogue.quebecregion.com/fr/affaires/planification/meilleurs-lieux-evenement-hors-site-quebec/

Zoo de Granby

Le Zoo de Granby a dévoilé la construction d’un nouveau pavillon pour le volet Affaires et Événements. Le nouveau pavillon sera doté de 2 grandes salles d’une capacité de 500 et de 300 convives en formule banquet, en plus d’une terrasse sur le toit. Le pavillon permettra par ailleurs un accès direct au parc aquatique et un chemin facile d’accès reliera la nouvelle construction au Lodge. Cette grande terrasse surplombant la savane africaine demeure l’un des plus vastes habitats du zoo. La construction de ce nouveau pavillon est déjà débutée et l’ouverture est prévue pour la mi-novembre 2019, tout juste à temps pour la période des Fêtes dont les réservations sont déjà amorcées. Banquets, galas, fêtes champêtres, BBQ à volonté et partys du temps des fêtes sont autant de possibilités d’événements pouvant se dérouler dans l’une ou l’autre des 14 salles et terrasses au zoo, incluant le nouveau pavillon.

Source
https://zoodegranby.com/fr/nouveau_pavillon


Des hôtels

Hôtel Montfort Nicolet

L’hôtel Montfort Nicolet offre désormais tout ce dont vous avez besoin pour tenir vos événements corporatifs, salons, expositions ou encore vos réunions d’affaires, grâce à son centre de congrès, situé tout près de Trois-Rivières, et pouvant accueillir jusqu’à 500 personnes.

Non seulement le centre de congrès de l’Hôtel Montfort Nicolet est l’endroit tout indiqué pour tenir des activités corporatives au Centre-du-Québec, mais il s’agit également d’un emplacement de rêve pour des événements privés tels que des mariages. Le décor des lieux est pittoresque et magique. Joignez l’utile à l’agréable et logez vos invités à même l’hôtel!

Hôtel et Spa Mont-Gabriel

L’Hôtel & Spa Mont Gabriel est un endroit unique au cœur des Laurentides! Juché au sommet du Mont Gabriel, sa vue imprenable sur Saint-Sauveur, ses 10 000 pieds carrés d’espace de réunion, son terrain de golf ainsi que ses 136 unités d’hébergement en font l’emplacement idéal pour tous les types d’événements. Réunion, lac-à-l’épaule, tournoi de golf, mariage, party de Noël, formation ou activité de consolidation d’équipe : notre équipe professionnelle se fera un plaisir d’assurer que votre événement soit inoubliable!

L’hôtel Bonaventure à Montréal

L’hôtel vient de dévoiler le résultat des importantes rénovations effectuées à son étage Congrès. 

Occupant le sommet du complexe de 10 étages Place Bonaventure, les jardins sur les toits de cet hôtel du centre-ville le transforment en un lieu de villégiature urbain. Ses 50 000 pieds carrés d’espaces pour réunions fraîchement rénovés permettront à vos invités de se sentir plus productifs et à la hauteur.

Les espaces pour réunions de l’Hôtel Bonaventure sont répartis dans 34 salles multifonctionnelles sur son étage Congrès, y compris la plus grande salle de bal sans colonnes de Montréal pouvant accueillir 1 200 invités. Parfait pour les événements de toutes tailles, même des conférences de plusieurs jours, l’Hôtel Bonaventure est l’un des principaux hôtes d’événements à Montréal depuis 50 ans.

Source
https://blog.mtl.org/fr/hotel-bonaventure-transformation

Découvrez d’autres lieux et salles de réception sur notre site web Guide Organisateur : cliquez ici


Enfin, la plupart des Associations Touristiques Régionales (ATR) proposent sur leur site web, une rubrique Tourisme d’affaires et réunions, avec une liste de lieux disponibles pour organiser vos évènements. Certaines villes ont également sauté le pas.

En voici quelques exemples :

Laval : https://www.tourismelaval.com/fr/reunions-et-congres

Montréal : https://meetings.mtl.org/fr/planifier/lieux-de-congres

Sherbrooke : https://www.destinationsherbrooke.com/fr/congres-et-reunions

Saint-Hyacinthe : http://st-hyacinthetechnopole.com/tourisme-et-congres/

Cantons de l’Est : https://www.cantonsdelest.com/reunions

Lanaudière : https://facon.lanaudiere.ca/

Laurentides : https://www.laurentides.com/fr/reunions-et-congres-dans-les-laurentides

Mauricie : https://www.tourismemauricie.com/quoi-faire/tourisme-daffaires

Outaouais : https://www.tourismeoutaouais.com/affaires/

Montérégie : https://reunionmonteregie.com/

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