Tweetwall – Comment ça marche? – Partie 1

Nous vous présentons ici les étapes qui ont mené à la réalisation du Tweetwall pour le Salon de L’Organisateur en espérant que vous ayez les infos nécessaires pour utiliser cet outil très tendance dans votre propre événement. Étude de cas!

C’est quoi l’objectif ?

Nos objectifs étaient de montrer aux organisateurs d’événements présents au Salon que la technologie existe et qu’elle est accessible. Nous souhaitions également créer de l’interaction pendant l’événement, générer un buzz et consolider notre réseau de contacts.

Avec le recul, nous vous suggérons fortement d’établir un objectif quant au nombre de tweets et d’utilisateurs différents souhaités en fonction de votre public cible. Soyez réalistes, certains publics ne sont pas (encore) tournés vers ce type de technologie.

Formation de l’escouade Twitter

Ne pensez pas que vous pouvez tout faire seul, avec un événement de grande envergure comme le Salon, quatre personnes ont été mises à contribution pour former l’escouade Twitter.

Une première réunion d’abord avec Lyne Branchaud nous a permis de constater que les sujets à exploiter étaient nombreux : plus de 80 exposants au Salon, des centaines de visiteurs, deux formations en événementiel, de l’information corporative, des concours, etc. Il nous faut du renfort : Marc-Olivier Goulet Lanthier et Marie-Ève Gravel entrent en scène, tous deux en relations publique, actifs sur Twitter, ils ont des qualités de communicateurs, une bonne dose de créativité et un bon jugement. Parfait.

À faire avant

- Nous avons créé un hashtag (#) court, qui représentait bien l’événement : #SalonOrg. Ce dernier était disponible et facile à mémoriser.

- Nous avons créé un compte Twitter au nom et à l’image du Salon de L’Organisateur, en prenant soin de mettre de l’avant les humains derrière la machine : notre fameuse escouade Twitter. Cela évitait également d’inonder les fils de nouvelles personnels de l’équipe et campaient mieux l’événement.

- Le matériel requis a été établi : trois ordinateurs,  c’est-à-dire un pour gérer la modération, un autre connecté au projecteur pour permettre l’affichage du Tweetwall et un de backup. Nous avons fait affaire avec les Productions Unity pour l’écran géant, le projecteur et les branchements. Metro Com Canada a fourni les 2 walkies talkies permettant à l’équipe de se joindre plus facilement.

- Nous nous sommes assurés que la connexion Wifi de l’hôtel fonctionnait adéquatement et avons obtenu les codes d’accès nécessaires : 1 pour chaque ordinateur et 1 pour chaque membre de l’équipe. Idéalement, il aurait fallu être branché directement dans une prise Internet pour la station de modération ou avoir une clé Internet en renfort. Si la connexion Wifi n’est pas gratuite, vous assurez que le 3G fonctionne… sinon il sera impossible pour vos visiteurs de participer à votre beau projet.

- Nous avons utilisé tous les outils de communication possibles pour diffuser notre hashtag : page  Web de l’événement, courriels, affiche à l’intérieur du Salon, affichette sur les kiosques des exposants qui possèdent un compte Twitter, communiqué de presse, courriel à une liste de blogueurs susceptibles de se déplacer au Salon, sur le Tweetwall évidemment, dans le programme de la journée et même sur un chandail fait exprès pour l’occasion! Un mois avant l’événement, le hashtag était déjà dévoilé et une stratégie avait été pensée pour en faire la promotion sur Twitter et inciter les gens à l’utiliser.

- Dans les formulaires d’inscription, nous avons demandé les noms d’utilisateurs Twitter aux exposants et aux visiteurs afin de s’abonner à leur compte, de les suivre et d’échanger avec eux. Bien pratique.

- Une seconde réunion avec l’équipe complète nous aura permis de définir les rôles de chacun, de préciser les détails de l’horaire, de l’habillement et, surtout, d’établir une liste des sujets à aborder et des idées originales à exploiter : le premier visiteur, l’exposant le plus ancien, les gens venus de loin, les actions responsables… la liste faisait plus de trois pages! Au final, chacun avait un document avec des sujets à traiter et des photos à prendre afin d’être bien préparé.

Choisissez et testez votre technologie

Testez absolument votre technologie à plusieurs reprises avant l’événement et si possible, faite le montage du Tweetwall la veille.

Assurez-vous que la luminosité de votre salle ne soit pas trop intense pour permettre de bien distinguer les tweets et que votre écran soit assez grand pour être remarqué et que rien ne le cache. La personne en charge de la modération doit pouvoir voir le Tweetwall en tout temps.

Nous avons opté pour Paratweet avec modération, c’est-à-dire le forfait à 80$ pour un mois. Nous souhaitions éviter que des tweets qui ne sont pas en lien avec le Salon de L’Organisateur soient diffusés ou alors des tweets diffamatoires, on ne sait jamais. Le logiciel peut aussi être utilisé sans modération, il est alors gratuit. Le logiciel ne propose toutefois pas beaucoup d’options et a éprouvé certaines difficultés lors de nos différents essais préalables. De plus, leur service après-vente est… inexistant, aucun signe de vie malgré nos différents courriels. La bonne nouvelle, aucun problème n’est survenu sur place lors de l’événement. Quel soulagement.

L’option idéale aurait été Twubs, qui propose un programme avec modération gratuit (oui,  oui!). Seul hic, mais tout un, le programme ne parvenait pas à trouver tous les tweets utilisant le #SalonOrg alors que Paratweet oui. Le président nous a toutefois répondu un samedi matin, vous avez bien lu, qu’il s’agissait d’un problème temporaire. Vivement la prochaine fois!

Toujours avoir un plan B. Le nôtre : Tweetwally, efficace, mais sans modération, gratuit et visuellement intéressant.

Tweetwall Pro, quant à lui,  s’avérait beaucoup trop cher avec la modération (plus de 1000$ U.S) et la version gratuite diffusait le message suivant au bas de l’écran toutes les 5 minutes : « This is a demo version ». Pas très professionnel. Il y avait également une publicité de l’entreprise toutes les 10 minutes. Bof.

Poursuivre avec les étapes pendant et après l’événement >
Consulter le texte de Lyne Branchaud, collaboratrice essentielle au Tweetwall du Salon de L’Organisateur >

Anne Marie Brassard
Rédactrice en chef